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Lenz Caemmerer

31.01.2015 Personaldossier: Hat der Arbeitnehmer ein Einsichtsrecht?

Das sogenannte Personaldossier oder die Personalakte umfasst sämtliche Daten (auch elektronisch gespeicherte Daten) und Dokumente, welche vom Arbeitgeber über den Arbeitnehmer in Bezug auf Entstehung, Verlauf und Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufgezeichnet werden. Es ist unerheblich, ob die Daten zu einer realen einheitlichen Akte zusammengefasst sind, oder ob sie verstreut aufbewahrt werden. Das Personaldossier ist eine Datensammlung im Sinne von Art. 3 lit. g des Bundesgesetzes über den Datenschutz ("DSG"), die in der Regel auch besonders schützenswerte Personendaten und oft auch Persönlichkeitsprofile des Arbeitnehmers umfasst.

Der Arbeitnehmer hat gestützt auf Art. 8 DSG ein Auskunftsrecht hinsichtlich der über ihn bearbeiteten Daten. Besonders in einem Streitfall zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kann das Personaldossier wertvolle Informationen enthalten, die für die Klärung der Situation bzw. in einem Gerichtsverfahren essentiell sind. Zum Beispiel ist in einem Streit um die Qualität des Arbeitszeugnisses die Kenntnis der jährlichen Mitarbeiterbeurteilungen für beide Parteien ein wichtiger Hinweis zur Standortbestimmung, ebenso sind es die Zeiterfassungsunterlagen in einem Streit betreffend Überstunden. Mit dem Auskunftsrecht nach Art. 8 DSG über sein Personaldossier hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, an diese dem Arbeitgeber vorliegenden Informationen zu gelangen.

Das Auskunftsgesuch ist vom Arbeitnehmer schriftlich an den Arbeitgeber zu stellen und soll von diesem auch schriftlich, i.d.R. durch Fotokopien beantwortet werden. Die Auskunft muss vollständig und wahr sein und sowohl Tatsachenfeststellungen als auch Werturteile umfassen.

Ausgenommen vom Auskunftsrecht sind Daten, die nur für den persönlichen Gebrauch bestimmt sind und nicht an Dritte weiter gegeben werden, wie persönliche Notizen einer vorgesetzten Person als Gedächtnisstütze für ein Mitarbeitergespräch. Umstritten ist, ob auch allfällige E-Mails zwischen Vorgesetzten über das Vorgehen betreffend den Arbeitnehmer herausgegeben werden müssen. Das Bundesgericht hat sich in einem Entscheid vom 21. November 2013 dahingehend geäussert, dass es sich dabei um interne Akten zur Willensbildung handle und diese nicht herausgegeben werden müssen. Ebenfalls umstritten ist die Herausgabepflicht des Arbeitgebers von Daten mit höchstens oberflächlichem Bezug zur Person des Arbeitnehmers, wie bei geschäftlichen E-Mails des Arbeitnehmers oder von ihm unterzeichneten, geschäftlichen Verträgen. In diesem Fall ist tendenziell eher gegen die Herausgabe zu entscheiden, da diese Daten nicht den Arbeitnehmer und seine Persönlichkeit direkt betreffen. Klar nicht herausgegeben werden muss hingegen Anwaltskorrespondenz zwischen dem Arbeitgeber und seinem Anwalt, auch wenn sie einen bestimmten Arbeitgeber betrifft.

Zusammengefasst kann festgehalten werden, dass jeder Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber einen Anspruch auf Auskunft über sein Personaldossier hat. Die Auskunft sollte mittels Fotokopien erfolgen und vollständig und wahr sein. In wenigen Ausnahmefällen können jedoch einzelne Daten zurückbehalten werden.

Dr. Lucius Huber

 
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